Outils porteurs de projets

PAFASP - Programme d'Appui aux Filiéres Agro-Sylvo-Pastorales

Les principaux outils pour mettre en place un projet sont les suivants:

1) Le dossier de microprojet approuvé par le CAP accompagné de la lettre de notification

Lorsqu’un micro-projet est approuvé par le CAP, la première étape est la mobilisation de la contribution du promoteur. Le montant de cette contribution qui sera précisé lors de l’approbation du projet, doit être déposé dans le compte ouvert auprès de l’Institution financière (IMF ou bancaire) retenue par le promoteur dans son dossier et la preuve du dépôt de cette somme transmise à l’Antenne du Projet. Etant donné qu’il s’agit d’une des conditions préalables au financement, pour tous les micro-projets, une attention particulière devra y être portée. Ce compte sera clôturé dès l’achèvement du micro-projet.

2) La convention de cofinancement

La convention de cofinancement est élaborée et discutée entre le PAFASP et le promoteur du projets. Il faut préciser les modalités de financement et d’exécution du micro-projet.

3) Le plan de travail

Une fois la convention signée, le promoteur, avec l’appui de l’OAC préparera un plan de travail détaillé. Le plan de travail mettra l’accent sur les éléments nécessaires à la gestion des décaissements, au suivi de la mise en œuvre et à l’évaluation des résultats et effets. Le plan de travail sera adapté au type et au coût du micro-projet. Pour les micro-projets de petite envergure (montant inférieur à 5 millions de francs CFA), le plan de travail se limitera à un chronogramme des activités, les apports de chaque partie, et les dates attendus de livraison des produits.

Le promoteur mettra tout en œuvre pour démarrer le projet dans un délai maximum de trois (3) mois après la signature de la convention de co-financement. Dans le cas d’un dépassement de ce délai sans une justification satisfaisante, le PAFASP sera en droit de suspendre le financement et de réclamer le remboursement par le promoteur des sommes déjà versées par le Projet à son profit.

Selon la nature du microprojet, le promoteur peut faire recourir aux services d’un prestataire de service qui peut être une personne ressource, une ONG, ou le service technique de l’état compétent si les coûts ont été prévus dans le budget soumis à l’approbation. Les coûts des prestataires Les promoteurs s’engagent dans tous les cas à respecter les délais d’exécution convenus. Ils justifient, pour les financements par tranche, de l’avancement de l’exécution des microprojets à concurrence des fonds perçus.

4) Le régistre des prestataires

Afin de faciliter la gestion des prestataires de services, le Projet à travers les Antennes tiendront un registre des prestataires de services agréés dans la région/province. Ce registre sera actualisé tous les ans en fonction de la qualité des prestations de services effectuées dans le cadre des microprojets. Dans le cas où un promoteur souhaite s’attacher les services d’un prestataires qui ne figure pas sur la liste des prestataires agréer, il demande à ce dernier de soumettre à l’AP un dossier comportant des renseignements sur ses qualifications, son expérience et ses références pour approbation et inscription éventuelle dans le registre.

5) Un dispositif pour le suivi de l’exécution du micro-projet sera élaboré lors de la préparation du plan de travail du micro-projet

Il découlera du cadre de suivi-évaluation établi au cours du montage du dossier de micro-projet. Il sera simple et portera sur les éléments permettant de faire le point régulier sur l’état d’avancement des activités, le respect des clauses contractuelles et la participation des différents intervenants.

6) Les outils de passation des marchés et de gestion des fonds

La passation des marchés et la gestion des fonds mis à la disposition par le projet seront soumis aux « directives simplifiées de passation des marchés et de décaissements pour les investissements à participation communautaire » de la Banque Mondiale. Ainsi donc, les promoteurs sont tenus, pour les approvisionnements en bien, équipements et services, de procéder à des consultations de fournisseurs selon la méthode appropriée.

  • Décaissement des Fonds sur les Comptes des Promoteurs.
  • Virement des fonds dans le compte du promoteur.
  • Les montants autorisés seront directement versés dans le compte ouvert à cet effet. En tant que maître d’ouvrage, le promoteur est le responsable de l’exécution du micro-projet, et de la gestion de ce compte.

Les virements seront effectués par tranches conformément aux dispositions convenues dans la convention de co-financement. Dans tous les cas :

  • Le premier transfert de fonds par l’AP dans le compte du promoteur aura lieu dans les 15 (quinze) jours qui suivent la date de réception par l’AP de la preuve que le Promoteur a versé sa contribution dans le compte destiné à la gestion des fonds du micro-projet concerné.
  • Les virements suivants seront effectués par tranches sur présentation par le promoteur à l’Antenne du projet d’un « état d’avancement des travaux » co-signé par le promoteur, le Comité de présélection et l’OAC, accompagné des pièces justificatives convenues dans l’accord de financement. Au vu de ce document, L’AP autorise la représentation locale de l’Institution Financière à transférer le montant de la tranche correspondante dans le compte du promoteur.
  • Le montant de chaque tranche versé dans le compte du promoteur correspond à 95% du devis présenté par ce dernier. Les 5% restant seront payé au promoteur en même temps que les 95% de la tranche si les travaux ont été réalisés avec satisfaction.
  • Les microprojets achevés font l’objet d’un procès verbal de réception co-signé par le promoteur, le comité de présélection et l’OAC. Les 5% de la dernière tranche ne sont libérée qu’au vu du procès verbal de réception.
  • La comptabilité tenue au niveau du promoteur est une comptabilité de trésorerie à partie simple. Les outils suivants seront utilisés :

a) Livre de banque

Ce livre enregistre de manière chronologique toutes les opérations de banque. Chaque opération porte un numéro d’ordre qui permet de retrouver la pièce justificative correspondante dans le chrono «banque».

b) Livre de caisse

Ce livre enregistre de manière chronologique toutes les opérations effectuées en espèces. Il est débité exclusivement des approvisionnements de caisse effectués à partir du compte banque. Tout retrait d’espèces à la banque doit être préalablement enregistré dans le livre de caisse.

Chaque opération porte un numéro d’ordre qui permet de retrouver la pièce justificative correspondante dans le chrono «caisse».

c) Registre des factures

Ce registre enregistre toutes les factures reçues par ordre chronologique. Les mentions suivantes sont indiquées pour chaque facture: date, nom du fournisseur, nature des biens ou services fournis, montant, références du paiement.

d) Registre des achats

Ce registre enregistre tous les achats dans un livre qui tient lieu de livre de stock. Il mentionne notamment :la date de livrais, la désignation des biens livrés, la quantité, le nom et la signature du fournisseur, le nom et la signature du réceptionnaire, les références de la facture.

e) Registre des contrats

Ce registre enregistre tous les contrats passés avec les fournisseurs ainsi que les modalités de paiement. Chaque fiche descriptive d’un contrat est accompagnée d’un état récapitulatif où sont consignés tous les règlements effectués au profit du fournisseur.

Il est recommandé que les livres comptables soient mis à jour régulièrement.

D’autres types d’outils comme les cahiers de visites, les registre des ventes, le cahier des opération seront tenus par le promoteur.

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